Thema-audit fusiebesturen (2021)

In de zomer van 2021 voerde Audit Vlaanderen een audit uit bij fusiegemeenten. Daarbij werden vijf thema’s geëvalueerd: organisatiebeheersing, transitieaanpak, organisatiestructuur, organisatiecultuur en externe dienstverlening. Je vindt het volledige rapport onderaan.

Hoe lokaal bestuur Lievegem werkt aan een goede organisatie

Lokaal bestuur Lievegem wil goed, eerlijk, efficiënt en kwaliteitsvol werken. Daarvoor is het belangrijk dat de organisatie goed georganiseerd is. De organisatie moet duidelijk weten wie wat doet, hoe ze samenwerkt en welke doelen ze wil bereiken.

Er zijn al heel wat stappen gezet:

• Er is een plan gemaakt om de overgang naar de fusiegemeente goed te begeleiden.
• De organisatiestructuur is aangepast zodat die past bij de nieuwe doelen van de fusie.
• Er is nagedacht over de gewenste werkcultuur en hoe die ondersteund kan worden.
• Er is een aanpak uitgewerkt om het werk van de organisatie op te volgen en te verbeteren.

Wat loopt er nog moeilijk?

• Sommige doelen worden niet gehaald door een gebrek aan planning of bijsturing.
• Sommige teams werken nog niet vlot samen, door onduidelijke afspraken.
• De dienstverlening is niet altijd even goed georganiseerd.

   Niet iedereen kent of leeft de waarden van de organisatie voldoende na.

De algemeen directeur rapporteert elk jaar over hoe de organisatie werkt. Dat rapport gaat naar het bestuur. Sinds 2019 is er een kader goedgekeurd voor organisatiebeheersing, maar dat is nog niet volledig. Zo is nog niet vastgelegd hoe vaak en op welke manier de werking geëvalueerd wordt.

Toch wordt al veel werk gemaakt van die opvolging:

• Er is een medewerker aangesteld voor organisatiebeheersing.
• In 2021 werd een zelfevaluatie uitgevoerd.
• Er is een intern auditcomité, maar dat is nog niet helemaal onafhankelijk.
• De algemeen directeur rapporteert jaarlijks, maar die rapporten zijn zwaar om op te maken en worden niet altijd gebruikt om echt bij te sturen.

Hoe de risico’s bij de fusie werden aangepakt

De fusie werd goed voorbereid. Er kwamen duidelijke afspraken, werkgroepen en een stuurgroep. Ook het bestuur werd betrokken. Er werd een budget voorzien voor de overgang, maar achteraf werd niet geëvalueerd of dit budget correct was.

Wat liep goed?

• Er was aandacht voor goede communicatie, zowel binnen als buiten de organisatie.
• De belangrijkste diensten bleven werken tijdens de fusie.
• Voor sommige onderwerpen zoals structuur en dienstverlening is al een evaluatie gebeurd.
• Het nieuwe organogram is duidelijk, en de meeste functies hebben een functiebeschrijving.
• Het model voor dienstverlening werd goed uitgewerkt met inspraak van medewerkers en burgers.
• De organisatie houdt nu al verschillende zaken bij (zoals telefoongegevens, briefwisseling, tevredenheidsenquêtes).

Wat kan beter?

• Niet alles uit de fusie is afgerond. Sommige acties zijn nog bezig.
• Er is nog geen volledig overzicht van alle interne processen.
• De informatie op de website is niet altijd duidelijk of gemakkelijk te vinden.
• Er is een klachtenprocedure, maar daarover wordt nog niet jaarlijks gerapporteerd.
• Het ICT-systeem is nog niet sterk genoeg om klachten goed op te volgen.

Over de werkcultuur

Lievegem heeft bij de fusie kernwaarden vastgelegd, maar niet iedereen kent ze goed. Er wordt wel gewerkt aan afspraken, zoals een gedragscode voor medewerkers en politici. De sfeer op het werk is over het algemeen goed. Wel is er minder verbondenheid omdat mensen op verschillende locaties werken. De fusie zorgde voor extra werkdruk. Er werd veel gecommuniceerd over de verandering, maar er was geen volledig uitgewerkt verandertraject. Er zijn acties om het welzijn van personeel te ondersteunen, maar er is nog geen echt welzijnsbeleid.