Toegang tot bestuursdocumenten
Als burger hebt je het recht om bestuursdocumenten bij de overheid in te kijken, er een kopie van te ontvangen en er uitleg over te krijgen.
Iedereen kan een bestuursdocument opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen en overheden.
Alle informatie die de overheid heeft, kan je opvragen. De definitie van een bestuursdocument is dan ook ruim: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, etc.
statistieken en databestanden
foto’s, beeldopnamen en audiobestanden
Ook documenten en bestanden die afkomstig zijn van particulieren, organisaties of andere overheden, komen in aanmerking. Het moet daarbij niet noodzakelijk gaan over informatie die tot een beslissing heeft geleid.
Voor bepaalde bestuursdocumenten gelden wel uitzonderingen op openbaarheid, bijvoorbeeld als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de geheimhoudingsverplichting of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Actieve openbaarheid
Het lokaal bestuur neemt zelf initiatieven om informatie te geven over haar beleid en dienstverlening:
aan het loket
ons tweemaandelijks infomagazine Lievelink
via de pers
via de raadpleegomgeving
via deze website
via onze social mediakanalen
via telefoon
Bovendien moet elke brief de naam en het telefoonnummer vermelden van de persoon die je dossier behandelt. Op die manier kan je altijd bij iemand terecht als je vragen hebt.
Passieve openbaarheid
Wil je een overheidsdocument inkijken, zoals een milieurapport of een dossier over een nieuwe weg? Dat kan, want in Vlaanderen zijn bijna alle bestuursdocumenten openbaar. Je kan ze gratis inkijken, er uitleg over vragen of tegen betaling een kopie aanvragen.
Iedereen kan een bestuursdocument opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen en overheden.
Als het gaat om informatie van persoonlijke aard, moet je aantonen dat je rechtstreeks en persoonlijk in jouw rechtssituatie geraakt wordt. Voor alle andere bestuursdocumenten hoef je geen belang aan te tonen.
Je kan je aanvraag op drie manieren indienen:
Digitaal via het thuisloket.
Met een brief naar: College van burgemeester en schepenen, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem.
Door je aanvraag persoonlijk af te geven op in één van onze contactpunten.
In je aanvraag moet je altijd deze informatie vermelden:
Welk document zoek je? Beschrijf het document zo precies mogelijk.
Wat wil je doen met het document? Kies uit:
het document inzien,
uitleg krijgen over het document,
een kopie of een afschrift ontvangen.
Jouw naam en adres. Alleen een e-mailadres is niet genoeg.
Gaat het om persoonlijke informatie? Dan moet je bewijzen dat deze informatie jouw rechtssituatie beïnvloedt. Voor andere documenten hoef je geen reden te geven.
De overheidsinstantie moet je toegang geven tot alle bestuursdocumenten die je opvraagt, behalve als:
- Het om een document gaat dat nog onvolledig is of nog niet afgewerkt.
- Het om een toekomstig document gaat (dat dus nog niet bestaat op het moment van jouw aanvraag).
- Een aanvrager kan ook geen documenten opvragen die fysiek vernietigd zijn, volgens de richtlijnen van het Archiefdecreet.
- Het om interne communicatie gaat waarbij het belang van de overheid om zijn interne communicatie af te schermen, zwaarder doorweegt dan het algemene belang dat gediend is met openbaarmaking.
- Jouw vraag vereist dat de overheidsinstantie gegevens verzamelt uit dossiers om een nieuw document op te maken.
- Jouw vraag vereist dat de overheidsinstantie informatie verwerkt of analyseert.
- Jouw vraag vereist dat de overheidsinstantie bijkomende uitleg toevoegt aan een document.
- Jouw vraag vereist dat de overheidsdienst een samenvatting maakt van een omvangrijk dossier.
- Jouw vraag te vaag geformuleerd is, ook na een verzoek tot herformulering.
- Jouw vraag duidelijk onredelijk is.
Daarnaast zijn er nog uitzonderingen die enkel gelden voor dossiers met een specifieke inhoud.
Bestuursdecreet van 07.12.2018 (Titel II - Hoofdstuk 3. Toegang tot bestuursdocumenten)