Informatieveiligheid

Privacyverklaring

Het schoolbestuur (gemeentebestuur Lievegem) heeft verschillende persoonsgegevens van leerlingen en ouders nodig voor haar onderwijsactiviteiten in de gemeentelijke basisschool van Lievegem. Daarom hechten wij veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

1. algemeen
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De gemeentelijke basisschool van Lievegem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
-  je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
-  verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
-  vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
-  passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
-  geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
-  op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

Als De gemeentelijke basisschool van Lievegem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen heeft, kan je contact opnemen met de school.

2. Doel: waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door de gemeentelijke basisschool van Lievegem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
·         De leerlingenvolgsystemen van de school.
·         De leerlingenadministratie
·         Het versturen/verspreiden van nieuwsbrieven, informatie, publiciteit en uitnodigingen.
·         De samenwerking met het CLB
·         De organisatie van het onderwijs
·         De leerlingenbegeleiding
·         Het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, met inbegrip van digitale leermiddelen;
·         De dienstverlening en publiciteit door OVSG
·         De facturatie
·         De ontwikkeling van een beleid (onderzoek en analyse)
·         De naleving van andere wet- en regelgeving
·         Het behandelen van geschillen;

3. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
·         Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres van de leerling
·         Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail van de ouders
·         Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
·         Rijksregisternummer
·         Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit van de ouders en kinderen
·         Foto’s van de kinderen
·         Video-opnames

4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door:

Interne verwerkers:
·         Het schoolsecretariaat
·         De leerkrachten
·         Zorgcoördinator en directie
·         Het schoolbestuur: de gemeente (financiële dienst)

Externe verwerkers
·         De CLB-medewerkers die verbonden zijn aan de school
·         Ministerie van Onderwijs (AGODI)
·         Schoolprogramma’s: leerlingvolgsysteem (VOLG); administratief programma (Broekx); digitale leerplatformen (Bingel en Kweetet)
·         Schoolverzekering (bij ongeval)
·         OVSG (koepel)
·         Het ondersteuningsnetwerk
·         Systray (hostingsfirma)

5. Verstrekking aan derden (externen)
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Indien de doorgifte van gegevens niet wettelijk bepaald is, wordt er steeds een verwerkersovereenkomst met de derde afgesloten.

6. Rechtsgrond
We verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel je toestemming, ofwel wet- en regelgeving, ofwel een dienstverlening (overeenkomst).

7. Minderjarigen
Bij het verwerken van persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar vragen we schriftelijke toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijn
De gemeentelijke basisschool van Lievegem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Je gegevens worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de wet- of regelgeving dat voorschrijft.

9. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
·         Alle personen die namens de gemeentelijke basisschool van Lievegem van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
·         We hanteren een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze digitale systemen;
·         We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
·         Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
·         Papieren gegevens worden in een beveiligde ruimte bewaard.
·         We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
·         Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Je rechten omtrent je gegevens
Je kan de gegevens van jou of je kind op elk moment inkijken, verbeteren, laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken.
Je kan een kopie van je persoonsgegevens vragen.

Stuur daarvoor een e-mail naar directeur@gbslievegem.be

11. Vertrouwelijk
We verbinden er ons toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. Deze verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.
Dit geldt zowel voor de verwerking door onze onderwijsinstellingen en andere betrokken gemeentediensten als door onze mogelijke onderaannemers (bijvoorbeeld een IT-bedrijf) die deze persoonsgegevens verwerken.
Onze medewerkers zijn op de hoogte van de privacyregels.

12. Functionaris gegevensbescherming
Ons schoolbestuur beschikt over een functionaris voor de gegevensbescherming. Hij of zij kijkt erop toe dat het schoolbestuur de persoonsgegevens bewaart en verwerkt volgens de Europese privacyregelgeving.
Hier vind je de contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming: 
guido.suurmeijer@oost-vlaanderen.be

Elke onderwijsinstelling beschikt ook over een aanspreekpunt om in overleg te gaan met de functionaris gegevensbescherming.
Hier vind je de contactgegevens van het aanspreekpunt: 
informatieveiligheid@gbslievegem.be

13. Meer weten
Voor mee info kan je terecht op https://www.ikbeslis.be/ en https://www.privacycommission.be/nl.

14. Wijziging privacyverklaring
Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten.
Na elke aanpassing wordt de datum vermeld waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt.

De laatste wijziging gebeurde op 29 december 2018